Товарно‑транспортная накладная: зачем нужна и как правильно оформить

Если вы когда‑нибудь заказывали грузоперевозку, то, вероятно, слышали про ТТН. Это не просто бумажка – это доказательство того, что ваш груз был доставлен в срок и в целости. Без правильно заполненной накладной может возникнуть штраф, а клиент может потребовать возврат денег.

Что такое ТТН и почему она важна

ТТН (товарно‑транспортная накладная) фиксирует информацию о грузе: получатель, отправитель, вес, объём, стоимость и маршрут. По закону каждый перевозчик обязан иметь такой документ. Если его нет, инспекторы могут наложить штраф до нескольких тысяч рублей, как описано в статье «Штраф за отсутствие ТТН в 2025 году».

Пошаговый план заполнения ТТН

1️⃣ Запишите полные реквизиты отправителя и получателя – названия компаний, ИНН, адреса. Ошибка в этих строках часто приводит к задержкам. 2️⃣ Укажите дату отправки и плановую дату доставки. Если срок меняется, сразу отметьте поправку. 3️⃣ Опишите груз: название, артикул, количество, вес и габариты. Чем точнее, тем меньше вопросов от контролёров.

4️⃣ Укажите вид транспорта (газель, фура, автокран) и номер автомобиля. Это требуется для подтверждения, что транспорт соответствует размеру и грузоподъёмности. 5️⃣ Подпишите документ обеими сторонами и добавьте печати, если они есть. Без подписи грузчик может отказаться разгрузить, а клиент – отказать в приёмке.

6️⃣ Сохраните копию ТТН у себя. Электронная версия тоже считается, но только если хранится в надёжном облаке и доступна в любой момент проверки.

Важно помнить, что ТТН – не просто формальность, а инструментарий для решения спорных ситуаций. Если клиент говорит, что груз не дошёл, вы просто показываете подписанную накладную и все вопросы решаются быстро.

Если вы часто заказываете перевозки, стоит завести шаблон ТТН в Excel или в мобильном приложении. Это экономит время, исключает опечатки и позволяет сразу вводить данные из счёта‑фактуры.

Не забудьте про дополнительные записи: условия страхования, особые требования к упаковке, необходимость погрузочно‑разгрузочных работ. Всё это можно добавить в раздел «Примечания». При проверке инспектор сразу увидит, что вы учли риски, и штраф избежать проще.

Последний совет – проверяйте ТТН сразу после получения от перевозчика. Если в документе что‑то не так, попросите исправить, пока машина ещё в пути. Ошибки, найденные после разгрузки, часто требуют официальных исправительных актов и могут стоить денег.

Итого: правильная товарно‑транспортная накладная защищает ваш бизнес, ускоряет процесс доставки и спасает от штрафов. Воспользуйтесь простым чек‑листом, проверяйте данные дважды и храните копии. Тогда вы сможете сосредоточиться на главном – доставке груза вовремя и без лишних проблем.