Грузоперевозки документы: что нужно иметь в бумагах?

Когда вы заказываете перевозку, первым вопросом часто оказывается: «А какие бумаги нужны?» Ответ прост – без нужных документов рейс может не выполниться, а штрафы съедят ваш бюджет. В этой статье разберём самые важные бумаги, куда их вносить и какие подводные камни ждать.

ТТН и её роль в перевозке

ТТН (транспортная накладная) – это основной документ, который подтверждает, что груз был принят к перевозке. В ней прописывают отправителя, получателя, вес, габариты и стоимость доставки. Если ТТН отсутствует, инспектор может сразу выписать штраф, а ваш клиент будет недоволен.

Заполнять ТТН несложно: вам нужно указать точный адреса, данные транспортного средства и подписи сторон. Главное – не оставлять пустых полей. Даже небольшие ошибки могут вызвать запрос дополнительной информации и задержки.

Путевой лист и когда он нужен

Путевой лист нужен, если вы перевозите груз более 3,5 тонн или если маршрут проходит через несколько регионов. Этот документ фиксирует расстояние, время стоянок и расход топлива. Он помогает налоговой понять, какие налоги платить, а вам – контролировать затраты.

Если у вас небольшая Газель и вы делаете один‑дневный переезд, путевой лист часто можно заменить электронным журналом в приложении. Но только если это допускает закон вашего региона. Не рискуйте – проверьте требования в вашем ФНС.

Помимо ТТН и путевого листа, стоит помнить о нескольких «побочных» бумагах: страховка груза, разрешения на перевозку опасных веществ и, в случае международных рейсов, таможенные декларации. Каждый из этих документов имеет свои сроки действия, поэтому храните их в порядке.

Ошибки при оформлении документов обычно вызывают два сценария: штрафы и задержки. Штраф за отсутствие ТТН в 2025 году может достигать 30 000 рублей, а штраф за неверный путевой лист – до 20 000 рублей. Чтобы избежать неприятностей, проверяйте каждую запись дважды и сохраняйте копии в электронном виде.

Небольшой совет от практиков: заведите в компании шаблон ТТН, куда просто подставляются данные заказа. Так вы сократите время заполнения и уменьшите риск опечаток. Для путевого листа удобно пользоваться мобильным приложением, которое автоматически считает пройденный километраж.

Если вы только начинаете заниматься грузоперевозками, лучше обратиться к специалисту по логистике или в профильную бухгалтерию. Они помогут собрать пакет документов, настроить процесс и объяснят, какие штрафы вас могут ждать в случае просчёта.

И помните, что правильные документы – это не только формальность, но и гарантия того, что ваш клиент получит груз в срок, а вы сможете спокойно вести бизнес без лишних проверок.

Вопросы по документам? Оставляйте комментарий, и мы с радостью поможем разобраться.