Документы для грузоперевозок: что нужно знать в 2025 году

Когда речь заходит о перевозке товаров, первая мысль приходит о машине, водителе и цене. А где же бумажка, без которой всё рухнет? В 2025 году требования к транспортным документам стали чуть строже, но правила остаются простыми: если правильно оформить бумаги – штрафов не будет.

Самый главный документ – транспортная накладная (ТТН). Это не просто листок, а подтверждение того, что груз передан от отправителя к перевозчику и дальше к получателю. ТТН фиксирует вес, объём, вид груза, маршруту и даты. Без ТТН вы рискуете не только штрафом, но и потерей груза в случае спора.

Основные виды транспортных документов

Помимо ТТН, в каждом рейсе могут понадобиться:

• Счёт‑фактура – если груз считается коммерческой сделкой и подлежит налогообложению.
• Таможенная декларация – при пересечении границы РФ или международных пунктов.
• Разрешения на перевозку крупногабаритных или опасных грузов – нужные, когда вес превышает 20 тонн или в партии есть химика.
• Упаковочный лист – помогает получателю быстро проверить комплектность поставки.
• Экспедиторский договор – если вы привлекали стороннюю компанию для организации рейса.

Все эти бумаги часто можно собрать в один пакет, а электронные версии принимаются почти везде, если подпись заверена цифровым сертификатом.

Как правильно оформить ТТН и избежать штрафов

Ошибки в ТТН чаще всего связаны с неверным указанием веса, пропуском подписи получателя или неверным ИНН. Чтобы всё прошло гладко, следуйте простому чек‑листу:

1. Заполните реквизиты отправителя и получателя полностью – без сокращений.
2. Укажите точный вес и объём. Если есть сомнения, взвесьте груз на автотранспорте.
3. Определите вид груза (например, "мебель", "строительные материалы"), чтобы уточнить необходимость специальных разрешений.
4. Проставьте дату отправки и предполагаемую дату доставки.
5. Подпишите ТТН обе стороны: водитель и получатель. Если документ передаётся онлайн, используйте электронную подпись.

После сдачи ТТН в журнал перевозчика, копию следует отправить клиенту и хранить в архиве не менее трёх лет – так требует закон.

Помните, что контролёры проверяют не только наличие ТТН, но и её корректность. Если в процессе проверки обнаружат несоответствия, штраф может достигнуть 30 000 рублей, а груз могут задержать до уточнения бумаг.

Чтобы сократить время на бумажную работу, многие компании используют сервисы онлайн‑оформления ТТН. Они автоматически подставляют данные из CRM, генерируют QR‑код и сохраняют копию в облаке. Это удобно и надёжно – в случае спора у вас будет электронный след.

Итого: правильный набор документов, точные данные в ТТН и своевременная электронная подпись – ключ к беспроблемной перевозке. Не экономьте на оформлении, ведь каждое несоблюдение правил может обойтись дороже, чем небольшая комиссия за сервис по автоматизации бумаг.