Акт приёма‑передачи: что это, зачем нужен и как правильно оформить

Если вы когда‑нибудь заказывали грузоперевозку, то наверняка слышали про акт приёма‑передачи. Это простой документ, который подтверждает, что груз действительно передан от одного лица к другому и описывает его состояние на момент передачи. Без него сложно решить спор о повреждениях или недостачах, а компании‑перевозчики часто требуют его как часть стандартного пакета бумаг.

Что обязательно должно быть в акте приёма‑передачи

Сначала укажите дату и время передачи – это поможет точно определить, в какой момент происходил приём. Далее запишите полные данные сторон: имя, контактный телефон, ИНН (если это юридическое лицо) и репрезентативный документ (паспорт, устав). Самый важный пункт – список грузов. Перечислите каждый объект, укажите количество, вес, габариты и, самое главное, состояние (например, "без повреждений", "с небольшими царапинами"). Если есть специфические требования (хрупкость, необходимость в укладке), тоже фиксируйте.

После описания груза подпишите документ обе стороны и поставьте печати, если они у вас есть. Не забудьте место для отметки о доставке: подпись получателя гарантирует, что товар действительно оказался у него в руках.

Типичные ошибки и лайфхаки при заполнении акта

Самая распространённая ошибка – отсутствие подробного описания состояния груза. Если в акте написать лишь "товар доставлен", а потом возникнут повреждения, суд может решить, что вы не доказали их отсутствие. Поэтому фотографируйте груз перед загрузкой и прикладывайте фото к акту.

Еще ошибка – заполнять акт задним числом. Это выглядит подозрительно и может привести к штрафам. Заполняйте документ сразу после передачи, а если нужны поправки – подведите их подписью обеих сторон.

Лайфхак: используйте шаблон, который хранит ваша компания. Он уже содержит все обязательные поля, а вам остаётся только подставить конкретные данные. Это экономит время и избавляет от забытых пунктов.

Если вы часто работаете с перевозчиками, попросите их прислать электронный образец акта. Многие компании (включая МакроАрт) принимают сканы, подписанные электронно, что ускоряет процесс и уменьшает бумажный оборот.

Наконец, храните копию акта минимум 3 года – так вы будете защищены в случае судов или проверок налоговой.

Соблюдая простые правила, вы избавите себя от конфликтов и сделаете процесс перевозки более прозрачным. Если требуется помощь в оформлении документа или хотите доверить транспортировку профессионалам, команда МакроАрт готова помочь – быстро, безопасно и без лишних бумажек.